Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Unser CEO Tim Beier hat eine klare Agenda: Bearpaw maximal skalieren. Neue Partnerschaften aufbauen, M&A als Wachstumsstrategie aufbauen. Strategische Entscheidungen treffen. Das gelingt ihm nur, wenn er nicht täglich 6 Stunden mit Belegen, Mails und Koordination verbringt. Hier kommst du ins Spiel. Du übernimmst alles, was Tim vom Wesentlichen abhält – mit echter Eigenständigkeit, Ruhe unter Druck und dem echten Willen, Ordnung in Chaos zu verwandeln. Du bist keine Sekretärin im klassischen Sinn. Du bist der Mensch, der dafür sorgt, dass der CEO, CEO sein kann. Aufgaben Du übernimmst das vollständige E-Mail- und Kalendermanagement des CEO und sorgst dafür, dass keine Anfrage und kein To-do verloren geht. Du kümmerst dich um Belege, Spesenabrechnung und die Kommunikation mit der Buchhaltung – zuverlässig, ohne Erinnerung. Du buchst Reisen proaktiv und kostenoptimiert. Du bringst Struktur in unsere digitale Ablage (Teams, OneDrive) und hältst sie am Leben. Du koordinierst Onboarding, Recruiting-Support und die Vorbereitung von Management-Meetings. Für klar definierte Situationen kommunizierst du auch im Namen des CEO – intern wie extern. Tagesgeschäft & Administration E-Mail-Management: 137 ungelesene Mails sind kein Schicksal. Du sortierst, priorisierst, beantwortest und stellst sicher, dass nichts verloren geht. Belege, Rechnungen, Spesenabrechnung: Einscannen, ausfüllen, weiterleiten. Zuverlässig und ohne Erinnerung. Kalender & Terminkoordination: Du schützt Tims Zeit – intern wie extern. Reisebuchungen: Proaktiv, kostenoptimiert, ohne Last-Minute-Stress. Kommunikation & Koordination Erste Anlaufstelle für interne Anfragen – du filterst, koordinierst und sorgst für Antworten, bevor Tim überhaupt gefragt wird. Kommunikation im Namen des CEO – für klar definierte Situationen, mit klarem Briefing. Nachhalten von Deadlines und To-Dos im Leadership-Team (COO, CFO, CMO). Struktur & Ordnung Teams-Ablage und OneDrive: Du bringst Struktur, die bleibt – und die andere auch finden. Onboarding neuer Mitarbeiter: Nicht zwischen Tür und Angel, sondern mit System. Recruiting-Support: Bewerbungen vorsortieren, Interview-Koordination, Stellenanzeigen online stellen. Board & Meetings Vorbereitung von Management-Meetings: Agenden, Unterlagen, Protokolle. Koordination mit externen Partnern und Investoren im Auftrag des CEO. Qualifikation Was du mitbringst Du brauchst keine Anweisung für jede Kleinigkeit. Du siehst was zu tun ist – und tust es. Chaos macht dich nicht nervös. Es motiviert dich, Ordnung herzustellen. Du kommunizierst klar, freundlich und professionell – auf Deutsch und Englisch. Du bist erreichbar wenn es drauf ankommt – und kannst gleichzeitig deine eigene Arbeit strukturieren ohne ständige Kontrolle. Du bringst eine natürliche Ruhe mit – auch wenn es rund um dich gerade brennt. Du gehst diskret mit sensiblen Informationen um. Immer. Formale Voraussetzungen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Kommunikation o.ä.) Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager oder in vergleichbarer Rolle Sicherer Umgang mit MS Office, Google Workspace, idealerweise auch mit Tools wie ClickUp oder Notion Sehr gutes Englisch – internationale Kommunikation ist Alltag Was ein Plus ist Erfahrung in schnell wachsenden, eigentümergeführten Unternehmen Du hast schon mal direkt mit einem Geschäftsführer oder Vorstand zusammengearbeitet Benefits UNSERE CORE VALUES – SO TICKEN WIR. SO TICKST DU? WARUM WIR? Wir sind eine der am schnellsten wachsenden Bogensportmarken weltweit und inspirieren Menschen, ihr Potenzial zu entdecken. Neben unserem Unternehmen investieren wir in die DOA Stiftung, um junge Menschen zu fördern. Als Buckle & Seam , eine Social-Impact-Marke, produzieren wir Ledertaschen und -accessoires. Mit jedem Kauf unterstützen wir Bildung und persönliche Entwicklung, indem wir 3 % unseres Nettoumsatzes in Bildungsinitiativen und unser Schulprojekt, die AMN School, investieren. Unser Ziel: begehrte Produkte entwickeln und gleichzeitig einen positiven sozialen Einfluss ausüben. Jeder Kauf tut Gutes. DEINE VORTEILE BEI BEARPAW UND BUCKLE & SEAM Geld ist nicht alles? Bei uns erhältst du monatlich einen Wertgutschein für unsere hochwertigen Produkte und profitierst von exklusiven Rabatten bei vielen namhaften Unternehmen. Arbeite mit Flexibilität und Vertrauen Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität sind bei uns gelebte Realität! Es zählen deine Ergebnisse, nicht die Stunden, die du abarbeitest. Remote Work ist je nach Position möglich, mit bis zu 100 % Homeoffice – ausgenommen sind Pflichtveranstaltungen. Deine Balance bei uns Bei uns bleibst du langfristig – unbefristete Arbeitsverhältnisse und bis zu 30 Tage Urlaub sorgen dafür, dass du Arbeit und Leben perfekt in Einklang bringen kannst. Coaching und Wachstum Monatliche Coaching-Termine mit deinem Team Lead bieten dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und dich beruflich weiterzuentwickeln. Als Scale Up Company pro